Änderungen im A1-Verfahren

Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1

Seit dem 1. Juli 2019 können Arbeitgeber Anträge auf Ausstellung der A1-Bescheinigung nur noch mit einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm oder einer maschinellen Ausfüllhilfe (z. B. sv.net) über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 einreichen. Nach der Prüfung durch die Krankenkasse bzw. den zuständigen Rentenversicherungsträger wird das Ergebnis dem Arbeitgeber ebenfalls elektronisch rückübermittelt und die Arbeitgeber können die A1-Bescheinigung (im PDF-Format) ausdrucken. Für bestimmte Personenkreise (z. B. Ärzte, Architekten) ist das Berufsständische Versorgungswerk für die Antragsannahme zuständig.

Aufgrund der Praxiserfahrungen mit dem elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 seit dem 1. Januar 2018 wurden Verbesserungen erarbeitet. Die SV-Spitzenorganisationen verständigten sich darauf basierend auf erste Änderungen im Verfahren zum 1. Juli 2019:

  • Das Feld „Geburtsnamen“ wurde optional, das Feld „Geburtsland“ des Arbeitnehmers wurde dagegen als verpflichtende Angabe neu in den elektronischen Antrag aufgenommen.
  • Die Kontaktanschrift des Arbeitnehmers ist dagegen entfallen, da sie für die Prüfung der Ausstellung der A1-Bescheinigung nicht benötigt wird.
  • Aus aktuellem Anlass wurden die Geschlechterkategorien „unbekannt“ und „divers“ in den Antrag integriert.

Zum 1. Januar 2020 sollen weitere Anpassungen im Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 umgesetzt werden. Darauf haben sich die SV-Spitzenorganisationen in ihrer Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 28. Februar 2019 verständigt.

Häufig kommt es zu sehr kurzfristigen Auslandseinsätzen, die es Arbeitgebern aufgrund der engen Zeitspanne kaum möglich machen, zuvor noch eine A1-Bescheinigung von der zuständigen Krankenkasse zu erhalten. Als wichtige Entsendeländer haben Österreich und Frankreich deshalb zugesagt, bei Vorlage des Antrages im Rahmen der Vor-Ort- Prüfungen im Ausnahmefall von Sanktionen abzusehen, sofern die entsprechende A1-Bescheinigung nachgereicht wird. Um den Arbeitgebern den Nachweis der Beantragung zu ermöglichen, haben die SV-Spitzenorganisationen reagiert und führen zum 1. Januar 2020 eine Antragsbestätigung ein.

Künftig können die Entgeltabrechnungsprogramme einen in Form und Inhalt einheitlichen Antragsnachweis auf Grundlage der Quittierung des Kommunikationsservers erstellen. Dieser kann eingesetzt werden, wenn die A1-Bescheinigung vor Beginn der Auslandsbeschäftigung beantragt wird, aber bei Reiseantritt noch nicht vorliegt. Einige weitere Änderungen zum 1. Januar 2020 sind:

  • Der Beginn und das Ende der Entsendung sind künftig verpflichtend anzugeben, um den Tatbestand der Befristung besser prüfen zu können. Das bisherige Feld „Befristung” wird damit überflüssig und kann entfallen.
  • Da in der Praxis häufig Anträge für Länder außerhalb der EU, des EWR bzw. der Schweiz gestellt werden, können unter „Beschäftigungsstaat“ künftig nur noch Mitgliedstaaten ausgewählt werden.
  • Der Beginn der Beschäftigung des Arbeitnehmers ist nicht mehr anzugeben, da diese Angabe für die Ausstellung der A1-Bescheinigung nicht relevant ist.

Praxistipp

Arbeitgeber sollten die A1-Bescheinigung rechtzeitig vor dem Auslandseinsatz beantragen. Die Krankenkasse bzw. der zuständige Rentenversicherungsträger hat ab der Feststellung, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, für die Rückübermittlung drei Arbeitstage Zeit.