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Änderungen zum Jahreswechsel: Neues zum Melde- und Antragsverfahren
Nach dem Sechsten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (6. SGB IV-ÄndG) hat die BKK/Einzugsstelle ab dem 1. Januar 2017 Meldungen des Arbeitgebers oder anderer Meldepflichtiger einer automatisierten inhaltlichen Prüfung im Abgleich mit ihren Bestandsdaten zu unterziehen. Stellt sie einen Fehler fest, hat sie die festgestellten Abweichungen mit dem Meldepflichtigen aufzuklären. In der Folge sind Meldungen zu stornieren, wenn sie nicht zu erstatten waren oder bei einer unzuständigen Einzugsstelle erstattet wurden. Enthielt die Meldung unzutreffende Angaben, ist sie grundsätzlich zu stornieren und neu zu erstatten. Besteht Einvernehmen hinsichtlich des Korrekturbedarfs, kann die Meldung auch durch die BKK/Einzugsstelle geändert werden. In diesem Fall hat sie die Veränderung dem Arbeitgeber in einem gesonderten Datenbaustein unverzüglich zurückzumelden, sodass wieder eine einheitliche Datenlage hergestellt ist. In diesen Fällen muss die fehlerhafte Meldung dann nicht mehr vom Arbeitgeber storniert werden. Das Herstellen des Einvernehmens ist dabei nicht an bestimmte Formen gebunden. Hat eine Meldung mehrere Adressaten, sind bei allen Empfängern Bestandsprüfungen durchzuführen.
Bestandsprüfungen werden stufenweise eingeführt
Bestandsprüfungen bei den Rückmeldungen durch die Einzugsstellen:
- Anträge nach § 2 Absatz 3 Satz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ab 01.01.2017
- Meldungen nach § 28a Absatz 1 und 2 SGB IV ab 01.01.2018
- Beitragsnachweise ab 01.01.2019
- Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Sozialleistungen und Mitteilungen über Vorerkrankungen ab 01.01.2019
Im AAG-Erstattungsverfahren werden die Mitteilungen über die von der Ausgleichskasse vorgenommenen Änderungen nicht mit einem gesonderten Datenbaustein übermittelt. Vielmehr erfüllt bereits die Rückmeldung der von der Ausgleichskasse festgestellten inhaltlichen Abweichungen zwischen ihrer Berechnung und dem Erstattungsantrag des Arbeitgebers (Datensatz Rückmeldung AAG, DSRA) diese Funktion. Auf den DSRA kommen wir gleich noch einmal zurück.
Keine Rückmeldungen im Zahlstellen-Meldeverfahren
Durch die maschinelle Rückantwort der Krankenkassen erhalten Zahlstellen Kenntnis über vorgenommene Änderungen gemeldeter fachlicher Werte. Insofern wird von weiteren Rückmeldungen im Zahlstellen- Meldeverfahren abgesehen.
Verfahren bei den Arbeitgebern
Änderungen, die Ihnen die BKK/Einzugsstelle zurück übermittelt, sind in den eigenen Datenbestand zu übernehmen. Sofern ab 2018 die Daten einer DEÜV-Meldung (zum Beispiel Ab-, Jahres-, Unterbrechungsmeldung) geändert wurden, ist wie gewohnt auch der betreffende Arbeitnehmer darüber in Kenntnis zu setzen. Wir werden Sie über den Fortgang hinsichtlich des Bestandsdatenabgleichs auf dem Laufenden halten.
Gravierende Änderungen in Bezug auf das Erstattungsverfahren nach dem AAG brachte bereits das 5. SGB IV-ÄndG mit Wirkung ab dem 1. Januar 2016. Sofern die Ausgleichskasse seither eine inhaltliche Abweichung zwischen ihrer Berechnung der Erstattung und dem Antrag des Arbeitgebers feststellt, hat sie diese dem Arbeitgeber unverzüglich auf elektronischem Wege zurück zu melden. Schon dadurch haben sich für beide Seiten spürbare Erleichterungen ergeben. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass noch weiteres Verbesserungspotenzial im AAG-Verfahren steckt: Nach dem 6. SGB IV-ÄndG erhalten die Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2017 generell immer eine Rückmeldung, damit sie und die Ausgleichskassen über denselben Sachstand verfügen. Zur besseren Unterscheidung der drei in Zukunft denkbaren Tatbestände enthält der Datensatz Rückmeldung AAG (DSRA) ein zusätzliches Kennzeichen „Feststellung“:
1 = dem Antrag wurde vollständig entsprochen
2 = dem Antrag wurde teilweise entsprochen
3 = dem Antrag konnte nicht entsprochen werden
Abweichungsgründe
Gegenwärtig sind es noch 14 verschiedene Abweichungsgründe, ab dem 1. Januar 2017 kommen weitere 18 hinzu (siehe Randspalte). Auf die Art werden Sie unkompliziert und nachvollziehbar über die Gründe einer vollständigen beziehungsweise teilweisen Abweisung Ihres Erstattungsantrags informiert.
Die Beschäftigten erhalten von ihren Arbeitgebern für alle erstatteten Meldungen eine maschinell erstellte Bescheinigung nach § 25 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung planen, dass die Bescheinigungspflicht für Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sind (zum Beispiel Praktikanten, die ein vorgeschriebenes Praktikum absolvieren – Personengruppenschlüssel 190), entfallen soll. Diese Maßnahme soll zur Entlastung von Arbeitgebern und Beschäftigten beitragen. Über den Einführungszeitpunkt werden wir Sie informieren.
Am 1. Januar 2017 wird das UV-Meldeverfahren, bestehend aus dem Dialogverfahren zum Stammdatendienst und dem elektronischen Lohnnachweisverfahren, eingeführt. Bereits seit dem 1. Dezember 2016 sind die Abrufe der Stammdaten für den vorgesehenen automatisierten Abgleich mit der Stammdatendatei möglich. Dabei wird der Datenaustausch über die Datenannahme- und -verteilstelle bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UV-DAV) in Sankt Augustin abgewickelt.
Die Kontaktdaten lauten wie folgt:
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
Alte Heerstraße 111
53754 Sankt Augustin
Telefon: 02241 231-1330
E-Mail: meldeverfahren(at)eda-uv.de
BBNR: 95783331
Um das hohe Meldevolumen im Zahlstellen- Meldeverfahren einzudämmen, wird auch hier zum 1. Januar 2017 eine Änderung vorgenommen.
Die Meldung zum „maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezug“ (VBmax) soll nur noch dann abgegeben werden, wenn die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) überschritten wird. Bisher melden die Krankenkassen den VBmax für jeden Versicherten an die Zahlstelle. Der VBmax ist jedoch nur von Bedeutung, wenn der Versorgungsbezug und die gesetzliche Rente die BBG überschreiten. Dieser Fall kommt in der Praxis nicht häufig vor, sodass diese Änderung das Meldevolumen erheblich reduzieren wird.
Ab Januar 2017 werden in den Meldungen grundsätzlich keine Angaben mehr zum VBmax enthalten sein. Die Krankenkassen übermitteln den Zahlstellen zum Jahresbeginn eine zusätzliche Änderungsmeldung ohne VBmax.
Die Ausfüllhilfe sv.net steht in zwei Varianten mit unterschiedlichem Leistungsumfang zur Verfügung: Bisher ist das zum einen sv.net/online als eine browserbasierte Web-Anwendung, die keinerlei Daten zwischenspeichern kann. Und zum anderen die komfortablere Variante als PC-basiertes sv.net/classic mit der Möglichkeit, Firmen-, Personalstamm- und Meldedaten auf den jeweiligen Systemen der Anwender zu speichern.
In einer Übergangszeit bis Ende 2017 werden die Produktvarianten sv.net/online durch sv.net/standard und sv.net/classic durch sv.net/comfort Schritt für Schritt ersetzt. Zum Jahreswechsel wird sv.net/ online eingestellt, der Nachfolger sv.net/ standard steht bereits parallel zur Verfügung.
Ab Mitte 2017 sollen dann unterschiedliche Benutzerrollen gebildet werden.
- Normal-Benutzer werden nach einer einfachen Registrierung im Funktionsumfang begrenzt. Es kann für eine Betriebsnummer nur ein Benutzer registriert werden. Nur für diese Betriebsnummer können dann maximal 100 Meldungen pro Jahr kostenfrei abgegeben werden. Ein Normal-Benutzer, der im Laufe eines Jahres die maximale Anzahl von 100 Meldungen überschreitet, kann sich zur weiteren Nutzung von sv.net als Premium-Benutzer registrieren.
- Premium-Benutzer müssen sich bei der neuen sv.net-Registrierungsstelle authentifizieren. Sie erhalten einen kostenpflichtigen Premium-Account und sind damit verantwortlich für die Nutzung von sv.net in ihrer Organisation. Sie können hierfür auch weitere Benutzer in ihrem Verantwortungsbereich für die Nutzung von sv.net anlegen und verwalten. Alle Benutzer dieses Premium- Accounts können dann eine unbegrenzte Anzahl an Meldungen für die der Organisation/en zugehörigen Betriebsnummern abgeben.
Zugang zu den Programmvarianten: www.svnet.info
Die wichtigsten sv.net-Termine 2016/2017 im Überblick:
- sv.net/standard steht zur Verfügung
- sv.net/online wird zum 31.12.2016 abgeschaltet
- sv.net/comfort wird in der 2. Jahreshälfte 2017 freigeschaltet
- Registrierung für Premium-Benutzer ist ab der 2. Jahreshälfte 2017 erforderlich
- sv.net/classic wird zum 31.12.2017 abgeschaltet
Änderungen zum Jahreswechsel: Beitragsfälligkeit – Vereinfachtes Verfahren als Option
Nach dem Entwurf eines Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes soll das sogenannte Vereinfachte Verfahren beim Gesamtsozialversicherungsbeitrag künftig von allen Betrieben gewählt werden können, unabhängig von besonderen Voraussetzungen. Aufgrund von Verzögerungen im Gesetzgebungsverfahren war bis Redaktionsschluss jedoch nicht klar, ob die Neuregelung wie geplant bereits am 1. Januar 2017 oder gegebenenfalls erst einige Monate später in Kraft treten wird.
Für die Ermittlung der Höhe von Beitragszahlung und -nachweis gibt es seit 2006 zwei Verfahren. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die Höhe der Beitragsschuld gewissenhaft zu schätzen (Schätzverfahren). Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits bis zum fünftletzten Arbeitstag des Beitragsmonats durchgeführt wird, ist der Abrechnungsbetrag maßgeblich. Das ist bei Betrieben der Fall, die keine Fluktuation bei ihren Beschäftigten haben und diesen ein festes Monatsgehalt zahlen. Der Arbeitgeber kann bisher abweichend vom Schätzverfahren den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen, wenn regelmäßige Änderungen der Beitragsabrechnung dies erfordern (Vereinfachtes Verfahren).
Von einer Regelmäßigkeit der Änderungen ist auszugehen, wenn im abzurechnenden Monat und den beiden Vormonaten jeweils entweder ein Mitarbeiterwechsel oder ein variabler Entgeltbestandteil zu berücksichtigen ist beziehungsweise war.
Beim Schätzverfahren hat der Arbeitgeber die Höhe der Beitragsschuld für seine Beschäftigten im laufenden Monat gewissenhaft zu schätzen, sodass der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Bei festen Monatsgehältern ist dies unproblematisch. Im Übrigen wird es dadurch erreicht, dass das Beitragssoll des letzten Entgeltabrechnungszeitraums unter Berücksichtigung der Änderungen der Zahl der Beschäftigten, der Arbeitstage beziehungsweise Arbeitsstunden sowie der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen und der Beitragssätze aktualisiert wird. Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, sind nach § 9 Absatz 1 Satz 1 Nummer 10 BVV zu dokumentieren.
Da die betriebliche Entgeltabrechnung oftmals bis zum Fälligkeitstag noch nicht abgeschlossen ist oder am Monatsende unvorhergesehene Änderungen eintreten, sind Überzahlungen beziehungsweise verbleibende Restbeiträge nicht zu vermeiden. Die Differenz aus der Schätzung und der Echtabrechnung, also dem endgültigen Ergebnis der Entgeltabrechnung, ist zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Deshalb ist in jedem Abrechnungsmonat eine eventuelle Differenz des Vormonats zu berücksichtigen. Diese fließt in die aktuelle Abrechnung ein, eine Korrektur des Vormonats-Beitragsnachweises findet nicht statt. Dieses Schätzverfahren bleibt 2017 als eine Option unverändert erhalten.
Das Schätzverfahren führt zur Mehrbelastung der Betriebe, da zunächst die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld – nur für die Sozialversicherung – zu veranlassen und im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung zusätzlich eine Echtabrechnung vorzunehmen ist.
Um den Verwaltungsaufwand der Unternehmen zu reduzieren, wurde 2006 eine Ergänzung der Fälligkeitsregelungen vorgenommen. Wenn regelmäßige Änderungen der Beitragsabrechnung durch Mitarbeiterwechsel oder variable Entgeltbestandteile dies erfordern, kann der Arbeitgeber anstelle des Schätzverfahrens den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats (Echtabrechnung) zahlen. Für einen verbleibenden Restbetrag bleibt es bei der Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats. Bei dieser Verfahrensweise entfällt die Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld. Dies führt insbesondere bei Kleinbetrieben zu erheblichen Arbeitserleichterungen.
Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BT-Drs. 437/16) soll die Anwendung des Vereinfachten Verfahrens beim Gesamtsozialversicherungsbeitrag in Zukunft allen Betrieben ermöglicht werden. Auf den Nachweis regelmäßiger Änderungen kommt es nicht mehr an.
Zahlung und Nachweis der Beiträge im Vereinfachten Verfahren gestalten sich so: Grundlage der Abrechnung ist der Betrag der Echtabrechnung des Vormonats. Sofern sich zwischen der Echtabrechnung und dem Beitragsnachweis des Vormonats eine Differenz ergibt, ist diese außerdem zu berücksichtigen, sodass der Wert im Beitragsnachweis des Abrechnungsmonats gegebenenfalls noch einmal anzupassen ist. Im Folgemonat ist dann allerdings der Wert aus dem Beitragsnachweis ohne die Differenz aus dem Vormonat für die erneute Differenzberechnung zwischen Beitragsnachweis und Echtabrechnung zugrunde zu legen.
Die Fälligkeit des Restbeitrags in beiden Verfahren wirkt sich nicht auf die Grundlagen der Berechnung des Restbeitrags aus. Insoweit bleiben Änderungen der Beitragsfaktoren für den Folgemonat unberücksichtigt, in dem der Restbeitrag fällig wird. Es gelten die Beitragsfaktoren des Abrechnungszeitraums, unabhängig von der zeitlichen Zuordnung zum Beitragsnachweis.
Macht der Arbeitgeber von der Anwendung der Vereinfachungsregelung und damit der Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags auf Basis der Echtabrechnung des Vormonats Gebrauch, gilt dies gegenüber allen Einzugsstellen, an die Beiträge zu zahlen sind.